Дэвид Аллен – америкалық сарапшы, қазақ қоғамына аса қатты танымал емес тұлға. Бірақ әлем жұртшылығы оған тиісті бағасын берген. Ол уақытты басқару арқылы ми процесін ретке келтіріп, жеке өнімділікті арттырудың тиімді методикасын ұсынған.
Getting Things Done — істерді толық тәмамдау әдісін BBC, CNN, The Guardian сынды жаһанға атақты басылымдар жоғары бағалап, соңғы онжылдықтың «үздік бизнес методикасы» деп атаған. Бұл әдісті қолданған адам жұмыс жасап та, тынығып та үлгереді. Дэвид Аллен ұсынған бұл методиканың ең негізгі екі приципі :
1.Миыңызды демалдырып, жасағыңыз келетін жұмыстардың жоспарын құрыңыз.
Өзіңіз білетіндей адам миы үздіксіз жұмыс жасайды. Ол жаңа ақпараттарды қабылдап қана қоймай, оны есте сақтайды және мидың ескі қоймасында жатқанды қайта еске түсіреді. Бұл процестің барлығы миды шаршатады. Яғни керек кезде айтқыңыз келген болмаса жасағыңыз келген жұмысты есіңізге түсіре алмай абдырап қаласыз. Осындай келеңсіздіктің алдын алу үшін жоспар құрыңыз. Қазір жасайтын ісіңізді кейінге қалдырмаңыз. Мысалы, ертең жолға шығатын болсаңыз, заттарыңызды бүгін жинап, дайындап қойыңыз. Ертең асықпайсыз және өзіңізге сенімді боласыз.
Миға келетін идеяларды онда сақтай беру де миды шаршатады. Егер ол идея дәл қазір орындауға келмейтін болса, онда қағазға жазып қойып, уақыты келгенше жадыңыздан шығара тұрыңыз. Бұл істерді толық тәмәмдау әдісінің негізгі принципі.
2. Ойдың жинақылығы
Ойыңыз шашыраңқы болса, жұмысыңыз өнбейді, өзіңіз қалаған нәтижеге қол жеткізе алмайсыз. Ал, ойдың жинақталуы уақытқа байланысты емес, әуелі адамға, сосын барып жұмыстың маңыздылығына тікелей қатысты.
Өз жұмыстарыңызды реттеудің 5 әдісі
1. Жинау
Сананы тазарту
Сіз 5 минутқа (одан көп болса, тіпті жақсы) ойыңызды жинақтап, назарыңызды аударатын дүниенің барлығын бір жерге жинаңыз. Сосын көкейіңізде тұрған барлық жоспарларыңыз бен жасалуы керек шаруаларыңызды қағазға жазыңыз. Орынсыз ойларды ысырып тастап, көңіл-күйіңізді орнықтыра алсаңыз маңызды ойларға, идеяларға кеңістік босатасыз.
Ең бастысы жазған жоспарларыңызды сол қалпы қалдырып қоймаңыз. Оны іс жүзінде орындауға тырысыңыз.
2 .Өңдеу
Жоспарға жіті тоқталу
Қағаз бетіне түсірген жоспарларыңызға енді жеке тоқталу керек. Әрқайсысының тұсына орындалу мерзімін, себебін, анық болса уақытын жазу керек. Мысалы, біреуге қоңырау шалатын болсаңыз, егер ол шұғыл болса және қай уақытта жасалуы керек екенін анықтап жазыңыз. Жоғарыда аталған себептердің барлығын анықтап жазып болсаңыз, жоспарларыңызды уақытылы орындауға тырысу керек. Яғни, күнделікті бір тәртіппен жүруге дағдыланасыз. Ең бастысы өз уақытыңызды тиімді пайдалануды жоспарлауды үйренесіз.
3. Ұйымдастыру
Жоспарды топқа білу
Бұл әдіс арқылы сіз жоспарларыңызды 4 топқа бөлесіз. Олар:
Күту тізімі- сіз берген тапсырмалар мен шешімін күтіп жүрген сұрақтар;
Уақыт тізімі- анық бір күні шешілуі керек шаруалар;
Анық емес шаруалар тізімі- арнайы уақыты белгісіз жоспарларыңыз. Олар кез-келген сағат, күн, айда шешілуі мүмкін.
Кейінірек қаралатын жұмыстар тізімі- бос уақыт болған кезде шұғылданатын, аса қатты маңызы жоқ жұмыстар тобы.
4. Шолу
Зерттеп жүріңіз
Үнемі күнтізбеге, жоспарыңыздың орындалу уақытына қарап жүріңіз. Сонымен қатар орындалған немесе орындалмаған жоспарларыңызды мұқият бақылап жүріңіз. Егер шұғыл шаруаларыңыз жоқ болса, кейінірек қаралатын жұмыстар тізіміндегі шаруаларыңызбен шұғылдансаңыз болады.
5. Орындау Өзіңе есеп беру
Өзіңді ерекше бақыт сыйлайтын да, жекіп ұрсып алатын кез осы кезде болады. Себебі сіз белгілі бір уақыт өткен соң өзіңізге есеп беріңіз. Жасалған жұмыстарыңызға қарап, қорытынды ой шығарыңыз. Өзіңізге де көңіл бөліп, бір сәт тынығып алуды да ұмытпаңыз.
Жоғарыда көрсеткен қарапайым әдістер, әлемдік тәжірибеде оң баға берілген уақытты тиімді пайдалануды үйрететін методика.
Дайындаған: Қуантай Жолдасбеков
