Іскерлік хат алмасудың қарапайым ережелері қандай? Алғаш рет серіктестеріңізге іскерлік хат жазар кезде неден және қалай бастарыңызды білмей бас қатырарыңыз белгілі. Іскерлік хат досыңызға немесе туысыңызға хат жазумен тең емес. Сонымен неден бастау керек?
Бастамас бұрын электронды іскерлік хаттардың жалпы ережелерімен танысып шығыңыз.
Тексеру
Егер сіз үшін іскерлік хат алмасу аса маңызды болмаса, поштаңызды күніне екі рет таңертең жұмысқа келіп және түстен кейін бір уақыт тексеруіңізге болады. Егер клиенттермен және іскерлік серіктестермен қарым-қатынас орнату — сіздің күнделікті қызметіңіздің бір бөлігі болса, компьютеріңіздің жұмыс үстеліне поштаңызға келіп түскен хаттар туралы белгі беретін хабарламаны орнатып қойыңыз.
Жауап
Этикет ережесіне сәйкес хатқа жауап барынша тез жазылуы тиіс. Жұмыс поштасына келген хаттарды жауапсыз қалдыруға болмайды. Ал ресми ережелерге сәйкес, поштаға келген хаттарға 10 күннің ішінде, факс бойынша жіберілген хабарламаларға 2 күннің ішінде жауап қайтару керек.
Сақтау
Хаттардың «спам» папкасына түсіп кетпеуін қадағалап отырған дұрыс. Сонымен қатар оларды белгілі бір уақытқа дейін өшіруге болмайды. Егер қандай да бір жанжалға ұласқан жағдай орын алса, дұрыс-бұрыстығын анықтау мүмкін емес болар еді.
Пайдалану
Компанияның электрондық мекен-жайын жеке мақсатта пайдалануға болмайды. Ол тек жұмыс барысында ғана пайдалануға болатын құралға айналуы тиіс. Сондай-ақ жеке электронды поштаны да жұмыс мақсатында қолдануға болмайды. Егер ондай жағдай туындай қалса, оның ресми үлгіде жазылуын қадағалау керек.
Іскерлік хат алмасудың бастапқы ережелерімен таныстық. Бұлардың барлығын есте оңай сақтауға болады, сол себепті екінші қадамға өтеміз. Мысалы, сізге іскерлік хат келді. Енді оған қалай жауап бересіз?
Дұрыс жауап беру
Бұл жерде «Сәлем! сенің хатыңды алдым, енді мынадай ойда болып отырмын», деп жазу қате болар еді. Іскерлік хат алмасу әдептілік пен сыпайылықты талап етеді. Жаргондарды, дөрекі сөздерді қолдануға болмайды. Серіктесіңізбен көп жылдар бойы бірге қызмет етіп келе жатсаңыздар да хат жазу барсында смайлик жіберу орынсыз.
Сауаттылық
Сауаттылық — бұл мәдени дамудың, зияткерлік деңгейдің көрсеткіші. Сол арқылы компанияның беделін көтеруге, өзгелердің сенімін арттыруға болады. Егер хат жазу барысында өзіңізге сенімсіз болсаңыз, тексерудің сан мың жолы бар. Мәтініңізді арнайы грамматиканы тексеруге арналған бағдарламаға салып көруіңізге немесе өзгелерге тескертіп алуыңызға болады.
Анықтық
Егер сіздің не жазғаныңыз анық болмаса, мың жерден қатесіз жазсаңыз да бос әурешілік болуы мүмкін. Сол себепті кәсіби терминдерді қолдану барысында сақ болыңыз. Егер ол түсініксіз болса, анықтамасын жазыңыз. Сонымен қатар аса күрделі сөйлемдерді немесе қарабайыр сөздерді пайдалануға болмайды. Барлығы анық әрі түсінікті болу керек. Тіпті өзіңіз түсінбейтін сөзді жазудан сақтаныңыз.
Қисынды жауап
Сізге жолданған сауалдың жауабы белгісіз болса, күте тұруын сұраңыз. Оны барынша анықтап алғаннан кейін ғана қисынды жауап қайтарыңыз. Егер жауабы белгілі болса, оны барынша тексеріңіз.
Көркемдеу
Жазған мәтініңізді көркем етіп жіберу маңызды. Абзацтарды, мәтіннің көлемін барынша дұрыстаңыз. Хатыңыз бір деммен оқылатындай болу керек.
Тақырып
Электронды хат жолдау кезінде «Тақырып» деген орын бос қалмауы тиіс. Оны міндетті түрде толтырыңыз. Өйткені сіз жолдаған хаттың тақырыбына қарап, не айтпақ болғаныңызды түсінеді. Ең дұрысы, ол мынадай пішінде жазылуы керек: «Мекеменің аты, мәселенің мәні». Мысалы, «Әлем» АҚ» Еуропадан тапсырыстарды жеткізу».
Қолтаңба
Көптеген электронды пошта қызметтері автоматты қолтаңбаны пайдалануға мүмкіндік береді. Ол мынадай формада болады: «Аты, компаниясы, қызметі» — «Есенов А. Т., «Әлем» АҚ» бас менеджері». Хат соңындағы қолтаңба арқылы кіммен байланысып жатқанын және оған қалай жауап беру керектігін анықтауға мүмкіндік береді.
Сәлемдесу
Сәлемдесу қарапайым болмау керек. Мысалы, «сәлем», «қайырлы күн», «қайырлы кеш» деп жаза салуға болмайды. Өйткені ол адамның сіздің хатыңызды қай уақытта ашып оқитыны белгісіз. Сол себепті оның орнына «Армысыз ба!», «Сәлеметсіз бе?» деген сынды сәлемдесуді қолданыңыз.
Көлемі және мазмұны
Тым көлемді және ұзақ жазылған хаттарды оқу қиын екенін барлығы жақсы біледі. Сол себепті барынша қысқа жазуға дағдыланыңыз. Сіздің іскерлік хатыңызда не айтпақ болған ойыңыздың тобықтай түйіні нақты көрсетілуі тиіс.
Уақыты
Жұмыс уақытының соңғы сағаттарында немесе жұма күнінің екінші жартысында хат жолдау — әдепсіздікке жатады. Сонымен қатар ол хаттың жауабын дәл бүгін алуыңыз да екіталай. Оның жауабы ертесі таңертең, тіпті дүйсенбі күні келуі ғажап емес.
Сіздер, іскерлік хат алмасудың қарапайым ережелерімен таныс болдыңыздар. Хат жолдаудың тәсілдері оңай. Тек барлығына жақсылап назар аударғаныңыз маңызды. Егер сізге келген хаттарға дәл қазір жауап бере алмасаңыз, оны алдын ала ескертіңіз. Дұрыс хат жаза білу — ісіңізді табысты етуге бастайтын бір қадам.
Дайындаған: Маржан Сәбет
